La Contabilidad de la Empresa
La contabilidad apropiada es importante para el registro de las operaciones de una empresa, porque sin registros contables se corre el riesgo de tener una serie de problemas relacionados con:
- Flujos de caja.
- Derrochar el dinero.
- Falta de crecimiento empresarial por la no reinversión de utilidades.
- Problemas con el Fisco.
Lo que se debe de tener bien presente, es que la contabilidad debe de llevarse de forma ordenada, para poder presentar y obtener un producto de calidad, no debe descuidarse ningún detalle porque la información que se obtiene, debe llenar los requisitos de veracidad y oportunidad. La Veracidad implica de que la información debe ser clara, también que puede ser verificada, además que es información real (obviamente no inventada). La Oportunidad se refiere a que la información debe estar preparada y disponible para cuando se requiere, este, quizás es de lo que más padecen la mayoría de empresas, porque los departamentos contables, casi nunca tienen la información contable cuando la requiere la administración y aún menos cuando existe algún requerimiento de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
Cumpliendo estos requisitos, puede tenerse la certeza de que la contabilidad cumple con uno de los objetivos por la que existe, porque también servirá para administrar adecuadamente el negocio o empresa, además se puede permitir que las autoridades tributarias evalúen las operaciones realizadas sin ningún temor a reparos.
Algunos propietarios de empresas pequeñas (Pymes) prefieren adquirir software que según ellos creen, (por ser aún microempresas) les servirán para llevar registros de los diversos aspectos de su negocio, pero solo se limitan a considerar aspectos que proporcionan información limitada, porque no consideran la totalidad de todos los aspectos económicos que afectarán los ingresos de la empresa, por ejemplo, solo se limitan a ver de manera global los ingresos que obtendrán por ventas de bienes o servicios, pero no se detienen a considerar a detalle el monto de todos los gastos en que incurrirán.
Un Caso Real:
Hace un para de años se dio un caso muy particular. Un empresario que se dedica a la prestación de servicios de mantenimientos de edificios, recibió una llamada para que hiciera la remodelación de 15 de los edificios que conforman unos condominios habitacionales, esto sucedió a principios de diciembre de 2009, resulta que este propietario no acostumbrado a obtener contratos de trabajo “tan grandes” porque el dinero que ingresaría a la empresa considerando las cotizaciones que el envió sumaban un millón de Quetzales. El consideró que el trabajo, según su experiencia y después de ver las áreas a remodelar, lo concluirían en el mes de febrero de 2010. Lo que más le sorprendió y a la vez lo alegró es que le anticiparon el 85% del pago. El envió a los trabajadores a empezar con las actividades en la segunda semana de diciembre de 2009. Todo iba de excelente forma tanto que el dichoso empresario dispuso del dinero para pagar sueldos y para el aguinaldo que normalmente lo pagaba en dos cuotas como lo permite la ley, el 15 de diciembre y el 15 de enero, pero esta vez decidió pagarlo en una sola cuota, además se fue de vacaciones al extranjero con toda su familia.
Todo estaba sobre la marcha pero llegó el año nuevo y el tiempo de preparar y terminar las declaraciones de impuestos, de IVA y la preliminar de la declaración jurada anual del impuesto sobre la renta ante la SAT. El contador de la empresa empezó a indicarle que necesitaba que se reunieran para discutir del asunto de los impuestos a pagar a finales de enero y lo del 31 de marzo de aquel año.
Cuando lograron reunirse el propietario de la empresa casi se fue de espaldas, porque el contador de la empresa le indicó la cantidad de impuestos que debía pagar. El propietario se puso en contra del pobre empleado, tanto que le indicó que el no sabia hacer su trabajo y que buscaría los servicios de un contador público y auditor externo…para que le indicara si eso que el decía era verdad…El problema consistió en que la empresa que contrató los servicios de mantenimiento y que había anticipado el 85% del costo de los servicios, como condición de otorgar esa cantidad de dinero, pidió que se le emitiera la factura por el total, es decir el millón de Q. Obviamente esa factura la pidieron con fecha de diciembre de 2009.
¿Cual es el meollo del asunto?
Que el Propietario no consideró varios factores, primero que ese dinero que estaba recibiendo no estaba devengado financieramente, aunque ante la SAT debía reportarlo porque ya había emitido la factura por el total de la venta, primero como parte de los ingresos de diciembre, (lo devengado) es decir tenía que pagar IVA sobre esto y ni todo el crédito fiscal que venía arrastrando durante casi seis meses le ayudó a minimizar el pago, y ahora se venia la declaración jurada anual, que con esa factura se habían elevado excesivamente los ingresos, pero los gastos estaban realizándose en el período fiscal posterior. ¡Que gran lío en el que se había metido!
¿Causas? Por no considerar la opinión de su contador. Este es quizá una de los mayores problemas para los contadores, que casi siempre son los últimos que se enteran de las cosas y de los asuntos que afectan directamente su trabajo.
Otra causa, es la falta de conocimiento del empresario, a la hora de preparar un presupuesto, porque deben de considerarse todos los factores internos y externos que lo afectan.
Conclusión:
Como conclusión puede decirse que: es recomendable delegar algunas funciones al contador que se tiene contratado, porque este posee conocimientos de las áreas financiera y fiscales de la empresa. Es esencial disponer de los servicios de un contador o tenedor de libros porque de esa forma el empresario puede librarse de las tareas que le quitan tiempo, ya sea porque no domina bien las áreas contables o bien para así dedicar sus esfuerzos a la ampliación de su empresa. Incluso es recomendable confiar a un contador las tareas que sólo involucran un par de horas semanales, esto incluye la preparación de presupuestos, de esta forma puede usar mejor su tiempo.
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