Obligación de Llevar Contabilidad Completa en Guatemala

 

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Hoy 19 de julio de 2012 cumplimos un año de que empezamos con el proyecto de El Blog de Contabilidad Puntual, y por ese motivo queremos manifestarles nuestro agradecimiento a todas las personas que nos han visitado, que nos visitan y que están leyendo estas lineas. Son ustedes el motivo por el que este proyecto sigue en linea. Gracias a ustedes hemos obtenido un buen puesto entre las paginas guatemaltecas que desarrollan temas contables y de impuestos. En agradecimiento seguiremos publicando temas de interés y actualidad…  el día de hoy, queremos compartir una entrada especialmente preparada para las personas que tienen dudas respecto al asunto de cuando llevar o no contabilidad completa en la empresa.

A continuación el desarrollo del tema.

Obligación de Llevar Contabilidad Completa

Obligación de llevar contabilidad en Guatemala

En Guatemala la obligación de llevar contabilidad, es para aquellas empresas que están constituidas legalmente, conforme lo que indica el Código de Comercio de la República de Guatemala, decreto 2-70 del Congreso de la República de Guatemala.

El Artículo 368 de dicho código dicta las especificaciones acerca del tema contable y los registros indispensables:

a)      Que los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada (ordenada).

b)      Contabilidad de acuerdo con el sistema de partida doble.

c)       Usar principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los libros que debe llevar obligatoriamente el comerciante son los siguientes:

  1. De Inventarios.
  2. Libro Diario o de primera entrada.
  3. Libro Mayor o centralizador
  4. Libro de Estados Financieros

Estos son los libros que exige el código de comercio, pero el empresario puede usar otros libros o registros auxiliares que estime necesarios para el pleno desarrollo de sus actividades mercantiles, administrativas o por exigencias contables.

Actualmente en la mayoría de empresas de nuestro medio, la forma de operar la contabilidad, es de forma computarizada, pero dicho código no obliga a realizarlo de esta forma sino que da la pauta (o al menos no se ha modificado el texto en ese sentido desde que se creó) para que los registros contables se hagan de forma manual en libros empastados, en donde vienen las hojas con diversas columnas y con número de folio. También se permite aún el uso de fichas (cardex por ejemplo), toda vez que permita el análisis de la información y la fiscalización de la misma.

Condiciones para Llevar Contabilidad Completa:

Existen condiciones clasificatorias con respecto a quienes deben llevar contabilidad completa, y las mismas están relacionadas con el monto de activos que posee una empresa. Veamos cuales son:

a)      Comerciantes que tenga activos mayores a Q25,000.00

Si un comerciante tiene en sus activos, una suma mayor a los Q.25, 000.00 está obligado a llevar la contabilidad como se describió anteriormente.

b)      Comerciantes que tenga activos menores a Q25,000.00

Si un comerciante tiene un total de activos menor a Q.25,000.00 puede omitir el uso de los libros anteriormente descritos, pero debe tener cuidado de observar que las leyes tributarias de Guatemala, no le obliguen a llevar alguna, es decir, no porque el código tributario lo indique, no puede ignorarse, por ejemplo,  la ley del Impuesto Sobre la Renta.

c)       Comerciantes que tenga activos menores a Q2,000.00

Los comerciantes que tengan activos que no exceden de Q.2, 000.00 no están obligados a llevar contabilidad completa, únicamente:

-El libro de Inventarios y el libro de estados financieros

En este caso también considerar que no deben obviarse las leyes tributarias, sino que, antes deben revisarse si exigen la presentación de algún libro o registro no indicado en el código, por ejemplo el libro de compras y ventas de bienes y servicios que indica la ley del IVA para los pequeños contribuyentes.

¿Quien debe operar los Registros Contables?

Muchas personas creen que el iniciar una empresa significa que deben contratar a un contador, y otras creen que nunca deben contratarlo, debido a que no es necesario porque el mismo propietario se encarga de realizar las operaciones administrativas, contables, de negociación y ventas en el negocio. Para aclarar este punto, a continuación se transcribe lo que indica el código de comercio:

Los comerciantes operarán su contabilidad por sí mismos o por persona distinta designada expresa o tácitamente, en el lugar donde tenga su domicilio la empresa, o en donde tenga su domicilio fiscal el contribuyente, a menos que el registrador mercantil autorice  para llevarla en lugar distinto dentro del país. Sin embargo, aquellos comerciantes individuales cuyo activo total exceda de veinte mil quetzales, (Q. 20,000.00), y toda sociedad mercantil, están obligados a llevar su contabilidad por medio de Contadores.”

En este párrafo se pueden observar dos condiciones relevantes, que obligan al empresario a contratar un contador, estas son:

a)      Si la empresa está constituida como sociedad mercantil. (Por ejemplo Sociedad Anónima)

b)      Si la empresa está constituida como Persona Individual, pero que  el monto de los activos supere la suma de Q20,000.00

En caso de que la empresa esté constituida como persona individual y el monto de los activos no supere los Q20, 000.00, solo en este caso, el propietario del negocio puede operar la contabilidad sin necesidad de contratar contador, y tampoco necesita la firma del mismo, en los estados financieros.

Autorización de Libros Contables:

Para poder operar y registrar la contabilidad, antes debe de realizarse el proceso de autorización de libros. Los libros de Inventarios, libro Diario, Libro de Mayor  y de Estados Financieros, deben ser autorizados por el Registro Mercantil.

Al iniciar operaciones y como mínimo una vez al año, el empresario o comerciante tiene obligación de  establecer la situación financiera de la empresa por medio del Balance General  y el Estado de Pérdidas y Ganancias (Resultados), los mismos deberán ser firmados por el propietario del negocio y por el contador designado o contratado para el efecto.

¿Cuánto Tiempo debe de Conservarse los libros y registros?

El tiempo para conservar los libros, registros y documentos que han servido para operar los registros contables, es indefinido, porque depende de la vida de la empresa. Esto implica que si muere el fundador o fundadores de la empresa y la misma pasa a propiedad de los hijos (herederos) o si venden el negocio y no cambian las condiciones desde la fundación ante el registro mercantil, en este lapso de tiempo debe de resguardarse la información contable y sus documentos de soporte. En pocas palabras debe de conservarse desde la fundación hasta el cierre del negocio.

Esperamos que esta entrada haya servido a todas aquellas personas que tenían dudas con este tema.

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Estimado lector, ha sido un gusto compartir esta información con usted.

Atentamente,

Estuardo Pivaral

Representante de El Blog de Contabilidad Puntual

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